1. Uzavretie zmluvy a cena
Každá organizácia, ktorá má záujem o posúdenie príslušného manažérskeho systému a získanie certifikátu od spoločnosti ASTRAIA® Certification, s.r.o., musí požiadať o túto službu spoločnosť ASTRAIA® Certification, s.r.o napr. mail, telefonicky.
Pracovníci spoločnosti ASTRAIA® Certification, s.r.o. preverujú, či je CO schopný vykonať certifikáciu manažérskeho systému podľa požiadaviek potenciálneho klienta a v súlade s vlastnými postupmi a akreditačnými pravidlami.
Ceny za výkon posudzovania/certifikácie sa vždy stanovujú na základe vypracovanej cenovej ponuky alebo jednaní so záujemcom. Podmienkou poskytnutia služieb ASTRAIA® Certification, s.r.o. je uzavretie zmluvy so záujemcom.
2. Príprava na posudzovanie
Certifikačný orgán zostaví audítorský tím, vhodný pre danú certifikáciu. Pre každú oblasť certifikácie musí byť v tíme odborne spôsobilý pracovník. Počet členov tímu závisí od veľkosti klienta a oblastí, v ktorých sa má vykonať certifikácia. Audítorský tím musia tvoriť nezávislí odborníci, ktorí nie sú žiadnym spôsobom zainteresovaní na činnosti klienta. Klient má právo vyjadriť sa k zloženiu audítorského tímu a navrhnúť výmenu jeho členov najneskôr 3 dni pred realizáciou auditu. Realizačný manažér je zodpovedný za sledovanie prepojenia počtu osôb u klienta s počtom audítorov počas auditu, v prípade, že je audítorský tím zostavený z viac ako 1 audítora.
Posudzovaný subjekt (klient) je povinný poskytnúť audítorskému tímu na výkon posudzovania nasledovnú dokumentáciu a informácie:
- podrobnú organizačnú štruktúru;
- predmet a rozsah certifikácie (útvary, činnosti); štruktúru a zoznam dokumentácie;
- ďalšiu aktuálnu dokumentáciu manažérskeho systému, najmä:
- príručku pre príslušný manažérsky systém;
- politiku a ciele pre príslušný manažérsky systém;
- opis procesov, environmentálnych aspektov alebo ohrození zdravia pracovníkov;
- hlavné riadiace postupy (smernice, inštrukcie a pod.);
- špecifické požiadavky na výkon auditu (vrátane BOZP, zdravotnej spôsobilosti).
Povinnosťou audítorského tímu je následne preštudovať dokumentáciu klienta a posúdiť, či poskytnutá dokumentácia:
- spĺňa v plnom rozsahu minimálne požiadavky príslušných normatívnych kritérií na dokumentáciu;
- jasne, jednoznačne a logicky stanovuje postup a zodpovednosti výkonu riadiacich činností;
- komplexne popisuje preverovaný manažérsky systém a poskytuje dostatočnú projekciu jeho funkčnosti.
Audítorský tím pred ukončením tejto fázy posúdi, či je dokumentácia spracovaná v primeranom rozsahu a obsahuje všetky náležitosti. V prípade, že dokumentácia nie je spracovaná v zhode s požiadavkami príslušných normatívnych kritérií, bezodkladne informuje určeného zástupcu posudzovaného subjektu a zároveň uvedie, ktoré požiadavky kritérií neboli primerane akceptované. Vedúci audítor následne dohodne so zástupcom posudzovaného subjektu termín, dokedy bude dokumentácia doplnená a aktualizovaná. Podľa potreby sa zároveň upraví harmonogram posudzovania.
Po posúdení dokumentácie pripraví audítorský tím plán auditu. K plánu auditu sa vyjadruje posudzovaný subjekt a určený zástupca spoločnosti ASTRAIA® Certification, s.r.o. Na základe ich požiadaviek môže vedúci audítor vykonať zmeny v návrhu plánu auditu. Nepripúšťajú sa však také úpravy plánu, ktorými by sa menil rozsah alebo obmedzovali záväzné požiadavky príslušných noriem. Plán auditu schvaľuje klient spolu so zástupcom certifikačného orgánu. V prípade, že svedecký audit je vykonávaný na požiadanie Akreditačného orgánu, vedúci audítor musí zadávať účasť členov Akreditačného orgánu počas úvodnej a záverečnej schôdze.
3. Posudzovanie a správa z auditu
Certifikácie všetkých manažérskych systémov sú vykonávané v dvoch stupňoch. Cieľom prvého stupňa je získať podklady o plnení kľúčových požiadaviek príslušnej normy. Cieľom druhého stupňa je vykonať posúdenie plnenia všetkých požiadaviek príslušného normatívneho kritéria. Výkon celého auditu u posudzovaného subjektu riadi vedúci audítor v súlade so schváleným plánom auditu. Každé posudzovanie, vykonávané spoločnosťou ASTRAIA® Certification, s.r.o., začína úvodnou schôdzou. Audítorský tím na tejto schôdzi informuje všetkých zúčastnených o cieľoch auditu. Účelom úvodnej schôdze je potvrdiť platnosť rozsahu a kritérií auditu, odsúhlasiť plán auditu a dohodnúť organizáciu ďalších opatrení, vrátane zabezpečenia doprovodu a bezpečnosti pri práci pre členov audítorského tímu. Podľa rozhodnutia audítorského tímu môže pred výkonom auditu audítorský tím absolvovať obhliadku areálu klienta, aby sa jeho členovia lepšie oboznámili so štruktúrou výrobných/produkčných priestorov. V prípade svedeckých auditov vyžadovaných od akreditačného orgánu sa aj posudzovatelia akreditačného orgánu zúčastňujú na audite na mieste (v priestoroch klienta).
Výkon auditu prebieha formou pohovoru s vybranými pracovníkmi klienta, sledovania výkonu jednotlivých činností, štúdia vyžiadanej dokumentácie a záznamov a ich porovnávania so skutočnosťou. Audítori spravidla nevykonávajú žiadne merania alebo odbery vzoriek, ak je to však potrebné pre overenie zhody s kritériami auditu, môžu požadovať aj výkon meraní a rozboru vzoriek za asistencie pracovníkov klienta.
O významných čiastkových záveroch zistených počas auditu informuje audítorský tím spravidla priebežne. Na záverečnom stretnutí, ktoré sa koná vždy po ukončení auditu v priestoroch posudzovaného subjektu, audítorský tím komplexne informuje vedenie preverovaného subjektu o zistených nezhodách. Účelom záverečnej schôdze je informovať zástupcov preverovaného subjektu o všetkých zistených nedostatkoch a problémoch, klasifikácií a závažnosti zistených nezhôd, zodpovedať pracovníkom preverovaného subjektu otázky týkajúce sa záverov a nezhôd, a uviesť, či audítorský tím odporučí vydať certifikát pre posudzovaný manažérsky systém. Na záverečnom stretnutí predloží vedúci audítor pripravené záznamy, ktoré obsahujú popis zistených nezhôd. Kompetentný zástupca preverovaného subjektu svojím podpisom do uvedených záznamov potvrdí, že bol oboznámený s nezhodami. Povinnosťou zástupcov preverovaného subjektu je prijať príslušné opatrenia na odstránenie zistených nezhôd a o týchto opatreniach do 10 dní informovať vedúceho audítora. Počas záverečnej schôdze vedúci audítor zároveň objasní ďalší postup činností, ktorý závisí od počtu a závažnosti zistených nezhôd.
Ak sú zistené závažné nezhody, ktoré potvrdzujú, že preverovaný manažérsky systém nie je v plnom rozsahu požiadaviek funkčný, musia byť najskôr odstránené tieto nezhody a až následne sa môže rozhodnúť o udelení certifikácie. Realizáciu nápravných opatrení overuje pri menšom počte nezhôd osobne vedúci audítor návštevou posudzovaného subjektu, pri väčšom počte nezhôd je potrebné opakovať certifikačný audit. Pokiaľ sú závažné nezhody zistené na prvom stupni auditu, posudzovaný subjekt je povinný tieto nezhody odstrániť do druhého stupňa certifikačného auditu (maximálne do 90 dní od dátumu prvého stupňa certifikačného auditu). Ak nie sú odstránené, tak je potrebné opakovať prvý stupeň.
Všetky zistenia a závery z auditu, vrátane identifikovaných nezhôd a prijatých nápravných opatrení, uvedie audítorský tím do správy z auditu. Správu po schválení zodpovedným pracovníkom spoločnosti ASTRAIA® Certification, s.r.o. zašlú pracovníci certifikačného orgánu predstaviteľom posudzovanému subjektu. Posudzovaný subjekt má právo vyjadriť sa do 15 dní k obsahu správy, aby prípadné námietky voči záverom z auditu alebo iným skutočnostiam uvedeným v správe boli zohľadnené pri rozhodovaní o certifikácii.
4.Rozhodovanie o udelení certifikátu
O udelení certifikátu rozhoduje vedenie spoločnosti ASTRAIA® Certification, s.r.o. na základe informácií a faktov uvedených v správe z auditu, námietok podaných zástupcami posudzovaného subjektu na závery z auditu, prípadne ďalších doplňujúcich informácií a podkladov, ako sú audítorské dotazníky a poznámky, požiadavky na nápravné opatrenia a pod. Vedenie certifikačného orgánu rozhodne o vydaní certifikátu, ak závery z auditu a celkové hodnotenie posudzovaného manažérskeho systému objektívne preukazujú, že
- posudzovaný systém je plne funkčný a spĺňa všetky požiadavky príslušnej normy pre daný manažérsky systém;
- stanovená organiza ná štruktúra, zadefinované zodpovednosti, postupy, vykonávané interné audity a osobný prístup všetkých zainteresovaných pracovníkov poskytujú dostato nú dôveru, že posudzovaný manažérsky systém bude i naďalej funk ný a efektívny;
- boli zavedené všetky požadované mechanizmy a postupy riadenia vrátane už vykonaného preskúmania vedením.
Pred samotným odovzdaním certifikátu a certifikačných značiek klient obdrží spoločnosti ASTRAIA® Certification, s.r.o. výnos o udelení certifikátu. Spoločnosť ASTRAIA® Certification, s.r.o. vykonáva dohľad nad certifikovaným subjektom prostredníctvom následných auditov. Vedenie spoločnosti stanoví frekvenciu vykonávania jednotlivých auditov vo Výnose na základe záverov z auditu, predovšetkým celkového hodnotenia funkčnosti systému a identifikovaných nezhôd. Frekvencia následných auditov môže byť stanovená minimálne na 4, maximálne na 12 mesiacov. V Zmluva o certifikácii/Žiadosti o certifikáciu sú uvedené záväzné pravidlá používania certifikačných značiek a odvolávania sa na certifikáciu. Porušenie týchto pravidiel môže byť dôvodom pre odňatie certifikátu.
5. Dohľad nad certifikovaným subjektom
Program následných auditov na celé obdobie platnosti certifikátu spracuje certifikačný orgán tak, aby sa počas tohto obdobia postupne preverilo dodržiavanie všetkých požiadaviek príslušnej normy a zároveň sa preverili všetky organizačné jednotky certifikovaného subjektu, ktoré spadajú do predmetu certifikácie.
Pri následných auditoch audítorský tím postupuje rovnakým spôsobom ako pri certifikačnom audite, ale iba v rozsahu stanovenom v programe následných auditov, ktorý je súčasťou Výnosu. Audítorský tím pri každom následnom audite musí preveriť
- oblasti manažmentu, v ktorých prišlo k významným zmenám;
- spôsob vykonávania interných auditov, preskúmania vedením, preventívnej a nápravnej činnosti;
- relevantné reklamácie, sťažnosti a podnety zákazníkov a iných zainteresovaných strán certifikovaného subjektu a spôsob reakcie na ne;
- zmeny v dokumentácii súvisiacej s certifikovaným manažérsky systémom;
- realizáciu a účinnosť opatrení, prijatých na odstránenie nezhôd, zistených počas predchádzajúcich auditov;
- zvyšovanie efektívnosti riadenia a zlepšovania v certifikovanej oblasti.
Všetky zistenia a závery z auditu uvedie audítorský tím do správy z auditu. Klient má právo vyjadriť sa k obsahu správy, ale musí tak učiniť do 15 dní od vydania správy, aby námietky boli zohľadnené spoločnosťou ASTRAIA® Certification, s.r.o. pri rozhodovaní o zotrvaní platnosti certifikátu. Certifikát zostáva v platnosti, ak sú dodržané všetky podmienky udelenia certifikátu a certifikovaný subjekt rieši všetky zistené nezhody vhodným spôsobom.
6. Recertifikácia
Ak má certifikovaný subjekt záujem, aby bola obnovená certifikácia, ktorej končí platnosť, môže požiadať o recertifikáciu. Vzhľadom na to, že certifikačný orgán vykonával po dobu troch rokov dohľad nad certifikovaným manažérskym systémom, recertifikačný audit spravidla trvá kratšie ako certifikačný audit a dlhšie ako následný audit. Z tohto dôvodu je zvyčajne cena za recertifikáciu nižšia ako cena za certifikáciu toho istého subjektu.
Recertifikáciou je zachovaná kontinuita dohľadu nad daným manažérskym systémom, v dôsledku čoho je posudzovanie počas recertifikačného auditu spravidla menej časovo náročné ako počas certifikačného auditu.
Recertifikáciu je možné vykonať len za podmienky, že klient požiada o recertifikáciu v dostatočnom predstihu, aby bolo možné vykonať celý proces posúdenia pred vypršaním platnosti certifikátu. V zmysle akreditačných pravidiel musia byť certifikačný proces a aj rozhodnutie o vydaní nového certifikátu ukončené pred vypršaním platnosti aktuálneho certifikátu. Ak sa tak nevykoná a klient má záujem o udržanie certifikácie predmetného MS, musí absolvovať certifikačný proces v rozsahu ako pri úvodnej certifikácii.
